Esta semana hemos presentado dos novedades importantes para responder a las necesidades de trabajo en equipo y organización de la enseñanza: Funciones de los usuarios y Categorías para clasificar los StepAlongs.
Organizar las instrucciones por categorías
El centro de instrucciones llave en mano StepAlong centraliza todas sus instrucciones, en todos los idiomas, en un sitio optimizado para SEO, con capacidad de búsqueda y apto para dispositivos móviles. Para ello, es fundamental utilizar un sistema de clasificación que organice las instrucciones por categorías. Las categorías son una forma de ayudar al usuario a encontrar el contenido junto con el código QR y el motor de búsqueda. Este enfoque facilita la navegación intuitiva, mejora la funcionalidad de búsqueda al alinearse con conceptos de uso común y mejora SEO y GEO (Optimización para Motores Generativos) relacionando las categorías con las palabras clave pertinentes.
El sistema permite asignar varias categorías a una misma instrucción, lo que garantiza el descubrimiento del usuario desde varios enfoques. Además, las categorías pueden traducirse automáticamente mediante IA directamente desde la configuración del Centro de Instrucción, manteniendo la coherencia entre idiomas.
Asignación de permisos con funciones de usuario
Ahora, los administradores de cuentas pueden invitar a otros usuarios y asignarles funciones y permisos para trabajar con las instrucciones de los productos. Para definir estas funciones, escuchamos a nuestros clientes para saber qué consideraban adecuado:
- Administradores tienen el control total sobre todos los ajustes de la cuenta y el contenido dentro de StepAlong. Son los únicos que pueden invitar a usuarios y asignar roles.
- Redactores se encargan de organizar el contenido y la maquetación de los Centros de Instrucción. Pueden crear, editar y eliminar contenidos de terceros, actuando como coordinadores editoriales de las instrucciones.
- Autores pueden crear y editar sus propias instrucciones, pero no pueden eliminar contenidos, acceder a los de otros usuarios ni modificar la configuración de la cuenta.
- Por último, los Colaboradores puede revisar las traducciones de las instrucciones, añadiéndoles todas las ediciones necesarias.
Cada organización gestiona los flujos de trabajo para las instrucciones de los productos de formas únicas. Por ejemplo, uno de nuestros clientes colabora con colaboradores externos tanto para la creación como para la revisión de las instrucciones traducidas. En cambio, otro cliente ha contratado a una persona dedicada a redactar las instrucciones en StepAlong, mientras que su equipo interno se encarga de la revisión de los contenidos.
Rediseño del cuadro de mandos para gestionar unas instrucciones a escala
Gestionar eficazmente un gran volumen de instrucciones es crucial para que las organizaciones mantengan la claridad, la eficiencia y la escalabilidad. Para ello, hemos renovado el cuadro de mandos de StepAlong, introduciendo funciones flexibles como vistas de tablas y tarjetas.Además, se han añadido filtros por estado o categoría y opciones de clasificación basadas en las valoraciones de los usuarios o en el número de traducciones. Estas mejoras facilitan la localización y priorización de instrucciones, garantizando que los equipos puedan trabajar con mayor eficacia.
De cara al futuro, estamos desarrollando controles de acciones masivas para facilitar aún más las actualizaciones a gran escala. Pronto, los usuarios podrán realizar tareas como traducir, categorizar y duplicar instrucciones con unos pocos clics. Estas próximas funciones permitirán a los equipos gestionar sus flujos de trabajo de documentación con rapidez y confianza.
